IT Solutions from my work experiences

หลายบริษัท มักใช้ โปรแกรมประเภท Instant Messenger อย่างเช่น Skype หรือ LINE แทนการยกหูโทรศัพท์ หรือ ไป คุยแบบตัวต่อตัว ในการคุยงานกันระหว่างเพื่อนร่วมงาน เนื่องจากความสะดวกในหลายๆ ด้าน เช่น สามารถคุยไปด้วยได้ในขณะที่ทำงานไปด้วยได้ หรือ สามารถส่ง File งานต่างๆ ผ่านทาง IM หรือ สามารถคุยทีละหลายๆ คนได้ แต่ โปรแกรมอย่าง Skype หรือ LINE ที่ผมไม่ค่อยชอบก็คือยังต้องโหลด ตัว Installer แล้วมา Install ในกรณีที่ต้องการใช้ใน Computer แล้วอย่าง LINE นี่ยังต้องไปลงทะเบียน Email อีกด้วย อีกอย่างที่โคตรเบื่อเลยของ LINE คือใช้ไปซักพักแม่งให้ Update ไรของมันก็ไม่รู้ ถ้าไม่ Update มันก็ไม่ให้ใช้ หรือถ้าจะไปใช้ LINE Official Account ก็เสียตังค์อีก หรือ จะใช้ LINE @  ID ที่ได้มาก็จำยากซะงั้น อย่างว่าก็ของมัน Free อยู่มาวันหนึ่งเพื่อนร่วมงานชาวต่างชาติของผมคนหนึ่งแนะนำให้ผมรู้จักกับ Program หนึ่งเรียกว่า Slack ให้ผมใช้คุยงานกับเขาแล้วก็คนอื่นๆ ใน Team พอได้มาลองใช้นี่ โดนเลย ชอบเลย คือ - ใช้ผ่าน Web ได้ ไม่ต้องไปโหลดตัว Installer มาลงให้ยุ่งยาก - Set Up ง่ายไม่ยุ่งยากเหมือน LINE - ทำหลายๆ อย่างได้

สมัยนี้ ไฟล์ต่างๆ เริ่มมีขนาดใหญ่มากขึ้น อย่าง เช่น รูปสมัยนี้ที่ถ่ายด้วยกล้องมือถือก็มีความคมชัดค่อนข้างสูงทำให้ขนาดของไฟล์มีขนาดใหญ่ หรือ ไฟล์ วีดีโอ เดี๋ยวนี้ก็อัดมาแบบ HD บ่อยครั้งที่เราต้องการ ไฟล์เหล่านี้เพื่อนำมาใช้ในงานของเรา  เช่น  เราต้องการให้ลูกค้าส่งไฟล์ต่างๆ เช่น passport, รูปถ่าย หรือ บางครั้งขอ clip video เพื่อจะนำมาใช้ในการให้บริการของเรา  หรือ  ขอรูปต่างๆ จากเพื่อนร่วมงานเพื่อจะนำมาทำ Presentation ปัญหาที่เจอบ่อยๆ คือ ไฟล์ มี ขนาดใหญ่ จนบางทีใหญ่เกินที่จะส่งมาทาง Email ทำให้บางทีต้องส่งมาเป็นหลายๆ Email จะให้ลูกค้าใช้พวก Cloud Storage แล้ว Share มาให้เรา ส่วนใหญ่ก็ทำไม่เป็นกัน อย่าว่าแต่ลูกค้าเลย เพื่อนร่วมงานเรายังทำไม่เป็นเลย วิธีที่ผมคิดว่าง่าย และ ค่อนข้างสะดวกต่อทุกฝ่ายก็คือ Request File Upload ผ่านทาง Dropbox นี่แหละ เนื่องจากว่า ลูกค้าหรือเพื่อนรวมงานเราไม่จำเป้นต้องมี Account ของ Dropbox ก็สามารถ Upload ให้เราได้ แถมยังมี Email มาเตือนเมื่อเวลาลูกค้า Upload ไฟล์ ส่งมาถึงเราด้วย วิธีการสามารถดูได้จาก video แล้วก็คำอธิบายข้างล่างนี้นะครับ ขั้นแรกเข้าไ

การที่จะใช้บริการต่างๆ ของ Google เช่น Google Drive, Google Doc, Google Spreadsheet, Google + หรือ จะ Add บริษัทเข้าไปที่ Google Map ผ่าน Google My Business จำเป็นที่เราจะต้องมี Google Account ซึ่งส่วนใหญ่คนก็จะใช้ Gmail  แต่บางคน รวมถึงผมด้วย ขี้เกียจที่จะไป Create new Gmail account ขึ้นมา แล้วไหนยังจะต้องมาคอยจำ Account ใหม่ที่สร้างขึ้นมาอีก ไหนๆ เราก็ใช้ Email บริษัททุกๆ วัน Username และ Password ก็จำได้ขึ้นใจ งั้นเรามาสร้าง Google Account จาก Email บริษัทที่เราใช้กันอยู่ ทุกๆ วันดีกว่า ขั้นแรก ไปที่  https:// accounts . google .com/SignUpWithoutG mail   จากนั้นก็กรอกข้อมูลต่างๆ โดยที่ช่อง Your Email Address ก็ให้ใส่ Email บริษัทที่คุณต้องการใช้ในการสร้าง Google  Account และ Password เราก็อาจจะใช้ Password ที่เราใช้กับ Email บริษัทที่เราใช้อยู่ก็ได้ จะได้ไม่ต้องจำ Password หลายอัน กรอกเสร็จแล้วก็กด Next step  ระบบอาจจะให้ ให้ทำการ Verify Account โดยทำได้ 2 วิธีคือให้ส่ง Code มาทาง SMS หรือ ให้ระบบของ Google โทรมาบอก Code ซึ่งเราก็ต้องใส่เบอร์โทรศัพท์

บ่อยครั้งที่ลูกค้าของบริษัทต้อง ส่งหลักฐานต่างๆ online ผ่านเวปไซต์ของสถานทูต ซึ่งมีข้อจำกัดก็คือต้องส่งเป็น File PDF ห้าม Zip หรือ ทำการบีบอัดมา แล้วก็สามารถส่งได้ทีละ File แต่ส่วนใหญ่หลักฐานก็มีมากกว่า 1 อย่าง เช่น Passport ทะเบียนสมรส นู่น นี่ นั่น แล้วก็มากันเป็นคนละ File จะ Zip ก็ไม่ได้ จะส่งทีละอันก็ยุ่งยากซะ งั้นเรามารวม File พวกนี้ ให้เป็น File PDF แค่อันเดียว ดีกว่านะครับเพื่อความง่าย ขั้นแรก เปิดโปรแกรม Adobe Acrobat X Pro ขึ้นมาไม่มีก็ไปหาโหลดเอา หรือ ใครรวยหน่อยก็ซื้อเอานะครับ เสร็จแล้วให้ Click Menu Create ตรงมุมซ้ายบน แล้วเลือก Combine Files into a Single PDF เสร็จแล้วจะมีหน้าต่างเหมือน popup ขึ้นมาเลือก Add Files แต่ถ้าใคร Save File ที่ต้องการรวมไว้ใน Folder เดียวกันจะเลือก Add Folders ก็ได้นะครับ เสร็จแล้วก็เลือก File ที่จะมารวมกันเพื่อสร้างเป็น File PDF จะกด Ctrl ค้างแล้ว Click เฉพาะ File ที่ต้องการรวม หรือกด Shift แล้ว click File ที่ต้องการรวม หรือ Ctrl + A ก็แล้วแต่นะครับว่าเราต้องการจะรวม File ยังไง เมื่อเลือก File ที่ต้องการเสร็จแล้วก็กด Open

มี Request จากทางผู้บริหารมาว่า อยากให้เพิ่มบริษัทใน Google Map เพื่อเวลาที่ ลูกค้าจะได้เข้าไป Search ได้ว่าบริษัทของเรานั้นอยู่ตรงไหน ขอมาอย่างนี้ก็ต้องจัดให้หน่อยสิครับ ขั้นแรกเลยไปที่ https://www.google.com/business/ แล้วก็ Click Get on Google จากนั้นเราก็ต้อง Sign in ด้วย Google Account ที่เรามีอยู่ เสร็จแล้วเราจะมาหน้าที่เป็น Map ให้ Click ที่มุมซ้ายบน แล้ว เลือก Add a location  จากนั้นให้เราลองใส่ที่อยู่ของบริษัทเราเข้าไป ซึ่งมันอาจจะเจอบน Map หรือไม่เจอก็ได้ แล้วก็กดปุ่ม Search  อย่างกรณีของผม Search ไม่เจอก็ไม่เป็นไร ให้ เลือก I've correctly entered the name and address เสร็จแล้วระบบก็จะให้เราใส่รายละเอีบดบริษัทของเรา ใส่เสร็จแล้วก็กด Continue    อย่างของผมใส่ครั้งที่ 2 ก็ยังไม่เจออีก ก็ไม่เป้นไรครับ ให้ Click Set marker location จากนั้นเราก็เลื่อน Marker ไปยังตำแหน่งที่ตั้งของบริษัทเราเลยเมื่อเลื่อนเสร็จแล้วก็ Click Done เสร็จแล้วก็จะกลับมาหน้าเดิมให้กด Continue เสร็จแล้ว Google จะให้เราทำการ Verify ว่าบริษัทเราตั้งอยู่ที่อยู่ที

จู่ๆ ผู้บริหารก็บอกว่า อยากจะให้บริษัทมี LINE Account เพื่อเอาไว้เป็นช่องทางในการติดต่อสื่อสาร กับลูกค้า เนื่องจากปัจจุบันนี้ ให้ พนักงาน ใช้ LINE ส่วนตัวในการติดต่อกับลูกค้า ปัญหาที่เกิดคือ ลูกค้าก็ติดต่อกับพนักงานคนนั้นได้แค่คนเดียว คนอื่นๆ ไม่รู้เรื่องเลย เวลาลูกค้าส่ง File อะไรต่างๆ ก็ต้องรอพนักงานคนนั้นส่งต่อให้พนักงานคนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง หรือเกิดวันไหน มันลางาน หรือ ติดต่อไม่ได้ก็งานเข้าเลย นอกจากนั้นเจ้านายอยากได้แบบว่าไม่เสียตังค์ด้วย อืม ... งั้นเรามาสร้าง LINE @ กันเถอะงั้น ขั้นตอนที่ 1 - ไปโหลด App LINE@App มาก่อน โหลดแล้วก็ลงให้เรียบร้อย   ขั้นตอนที่ 2 - ลงแล้วก็เปิด App นี้ขึ้นมา จะเจอ Option ให้เลือก 2 อัน คือ 1. Start with LINE  2. Login with LINE account  option 1 ให้สำหรับผู้ที่ยังไม่ได้ลงทะเบียน Email  ส่วน Option 2 สำหรับใครที่ได้ลงทะเบียน Email ไว้แล้ว ก็เลือก Option นี้ได้เลย ซึ่งผมลงทะเบียน Email ไว้แล้ว ก็เลือก Option 2  จากนั้นก็กรอก Email และ Password ที่เราลงทะเบียนไว้ แล้วกด Login ขั้นตอนที่ 3 - เสร็จแล้วจะมาเจอหน้า Account Profile ที่ต

จาก Post ที่แล้วที่ได้ บอกวิธีการ Print งานต่างๆ ผ่าน Google Cloud Print ซึ่งข้อดีคือไม่ต้องลง Driver ของ Printer ซึ่งผมใช้วิธีนี้ประจำเวลา ลูกค้า มาขอให้ Print งานจาก Laptop ที่ลูกค้าใช้ แต่ที่เจอเยอะมากกว่าที่ลูกค้ามาขอ print งานจาก Laptop ของลูกค้าก็คือ ลูกค้าส่วนใหญ่มาขอ Print งานจาก Mobile Device ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น Smart Phone หรือ Tablet ต่างๆ ไอ้เราจะโหลด File ลง Com ก่อนบาทีก็ไม่สะดวก ลูกค้าบางคนก็ลืม เอา สายชาร์จมาบ้าง หรือ ถ้าเป็นคนที่ใช้ iPhone หรือ iPad นี่ เรื่องเยอะสุดๆ ไหนจะต้อง Sync iTunes หรือ ง่ายหน่อยก็ iTools วันนี้เลยจะมาบอกวิธีการง่ายๆในการ Print งานจากพวก Mobile device ต่างๆ โดยจะแบ่งเป็น 2 วิธีดังนี้  วิธีที่ 1 - Print จาก Mobile Device ออกจาก Printer ของ Fuji Xerox เนื่องจาก Office ผมใช้ของเจ้านี้ ส่วนยี่ห้ออื่น ท่านอาจจะต้องลองถามผู้ให้บริการดูนะครับ ซึ่งรุ่นที่ใช้ไม่รอบรับการ Print ผ่าน Cloud โดยขั้นแรกท่านจะต้อง Connect Mobile Device ที่ท่านจะใช้ Print งานออกเครื่อง Fuji Xerox ให้อยู่ใน Network วงเดียวกับที่ Printer Fuji Xerox อยู่ จากนั้น ให้ไปโหลด